Directiesecretaresse

ORO kenmerkt zichzelf als een organisatie die nieuwsgierig is naar ontwikkelingen, altijd in beweging is en zichzelf wil onderscheiden als een marktgerichte zorgorganisatie. Hierbij staat het geluk van onze (toekomstige) medewerkers en cliënten centraal. En jij kunt je helemaal vinden in deze visie.    

Als directiesecretaresse zorg & dienstverlening draag je bij aan de optimale kwaliteit van dienstverlening van ORO. Het is je doel is om vanuit je deskundigheid ondersteuning te bieden aan de directeur Zorg & Dienstverlening. Jouw baan is ontzettend divers; het verzorgen van agendabeheer, het verzamelen van gegevens/informatie ter voorbereiding op diverse overleggen en het opstellen van concept documenten en correspondentie op basis van aanwijzingen. Je bent dé vraagbaak rondom de directeur zorg en onderhoudt in- en externe contacten behorend bij dit aandachtsgebied. Daarnaast handel jij de in- en uitgaande mail af en bereid je antwoordcorrespondentie voor. Nauwkeurig als je bent bewaak je termijnen, signaleer je knelpunten en informeer je betrokkenen.  

Daarnaast bijt je je vast in complex agendabeheer en plan, organiseer (en notuleer) je de vergaderingen, bewaak je actiepunten en handel je deze, waar dit kan, af. Waar nodig voer je project ondersteunende werkzaamheden uit en zorgt voor een juiste prioritering. Tevens denk je mee en doe jij verbetervoorstellen aan je leidinggevende over werkwijzen en procedures wanneer je dagelijkse knelpunten signaleert  

Jij krijgt er energie van om juist met veel dingen tegelijk bezig te zijn. Je bent assertief en resultaat- en taakgericht. Jij weet het overzicht te houden in de werkzaamheden die er moeten gebeuren, hierin de juiste urgentie en prioriteiten te stellen en beschikt over een flinke dosis doorzettingsvermogen om ervoor te zorgen dat afspraken gerealiseerd worden. 

Je hebt een prettige manier van communiceren (zowel mondeling als schriftelijk) en weet op de juiste manier aan te sluiten (zowel intern binnen meerdere lagen van de organisatie en extern). Met jouw tact, overtuigingskracht en een dienstverlenende houding weet je zelfstandig te werken en eigenaarschap te nemen. Voor het verrichten van secretariële en administratie werkzaamheden werk jij systematisch, gestructureerd, accuraat en ordelijk.

Tenslotte heb je een afgeronde (directie)secretariële opleiding op mbo-4 niveau en heb je kennis van relevante softwarepakketten, geautomatiseerde systemen en procedures.